Assistance Administrative
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Externalisation de l’Assistance Administrative
Libérez votre entreprise des charges administratives chronophages
La gestion administrative est essentielle au bon fonctionnement d’une entreprise, mais elle peut rapidement devenir une source d’encombrement opérationnel, surtout lorsqu’elle mobilise vos équipes internes au détriment des activités stratégiques.
Chez Externalisation-Comptables.com, nous vous proposons un service d’externalisation de l’assistance administrative sur-mesure, réactif, flexible et parfaitement intégré à vos processus.
Nous mettons à votre disposition des assistants administratifs formés, agiles et capables de prendre en charge tout ou partie de vos tâches administratives, à distance, avec le sérieux et la rigueur qui font notre réputation.
Pourquoi externaliser votre assistance administrative ?
Gagner du temps et recentrer vos équipes sur leur cœur de métier
Réduire vos charges fixes liées au personnel administratif
Accroître la réactivité dans le traitement quotidien de vos opérations internes
Disposer de collaborateurs compétents, flexibles et rapidement opérationnels
Adapter vos ressources aux périodes de forte activité
Nos domaines d’intervention en assistance administrative
Nos collaborateurs spécialisés peuvent prendre en charge un large éventail de tâches administratives, en fonction de vos besoins spécifiques :
01
Gestion des communications et du secrétariat courant
- Traitement et filtrage des emails professionnels
- Rédaction, mise en page et envoi de courriers ou de documents officiels
- Prise de rendez-vous et gestion d’agendas (planning, réunions, rappels)
- Préparation de documents administratifs (PV, notes internes, comptes-rendus)
- Relances clients/fournisseurs par mail ou téléphone
02
Travaux administratifs numériques
- Saisie de données et mise à jour de fichiers Excel ou bases de données internes
- Classement numérique, archivage électronique de documents
- Numérisation et organisation de dossiers clients, RH ou comptables
- Organisation et structuration de drives partagés (Google Drive, SharePoint, etc.)
03
Support administratif RH
- Préparation des documents administratifs liés à l’embauche ou au départ de salariés
- Mise en forme de contrats, avenants, attestations diverses
- Suivi des congés, absences et documents du personnel
- Préparation et classement des dossiers de paie
04
Création et traitement de contenus assistés par IA
- Préparation de modèles de documents administratifs avec assistance IA (mails, lettres types, tableaux)
- Aide à la rédaction de rapports ou synthèses internes
- Relecture et correction automatisée de contenus
- Traitement intelligent de données ou de textes à volume élevé (IA textuelle)
05
Assistance comptable simple (hors saisie analytique)
- Collecte des pièces justificatives auprès des fournisseurs ou partenaires
- Préparation de documents pour le service comptabilité ou le cabinet externe
- Pointage de documents et suivi des justificatifs manquants
- Organisation des documents en vue d’un audit
06
Gestion documentaire & tâches ponctuelles diverses
- Organisation de réunions (convocations, ordre du jour, supports)
- Suivi des tableaux de bord administratifs (à définir avec le client)
- Préparation logistique pour événements ou déplacements (via plateforme ou messagerie)
- Réponse à des demandes administratives simples émanant de clients ou partenaires
Nos atouts pour une assistance administrative efficace
Collaborateurs qualifiés
Formés et expérimentés dans les pratiques professionnelles
Polyvalence métier
Avec capacité d’adaptation à différents secteurs
Confidentialité assurée
Sur l’ensemble des informations traitées
Souplesse de l’engagement
Mission ponctuelle ou continue, à temps partiel ou à temps complet
Maîtrise des outils bureautiques et collaboratifs
Microsoft 365, Google Workspace, Notion, Trello, Slack, Zoom, etc.
Suivi régulier
Avec votre référent pour ajuster la mission et garantir votre satisfaction
Une assistance dédiée, en toute flexibilité
Nos assistants administratifs sont exclusivement dédiés à votre entreprise pendant toute la durée de la mission.
Vous choisissez le rythme de collaboration qui vous convient :
01
Temps partiel (20h/semaine)
02
Temps complet (42h/semaine)
03
Pour une mission ponctuelle de 3 mois minimum ou une collaboration permanente
Comment ça se passe ?
Prise de contact et définition des besoins
Sélection d’un ou plusieurs collaborateurs adaptés à votre organisation
Mise en place des accès et des procédures